Integritetspolicy (utkast)

Vad SiteDoX gör

SiteDoX tar emot ritningar och andra handlingar till ett projekt. De kan komma med mejl eller WhatsApp. Du godkänner avsändare du inte känner. Den som skannar QR-koden på bygget ser de handlingar som gäller just nu, utan eget konto.

Projektadressen är läsbar. Ett exempel är brf.granen@sitedox.se. Samma projekt nås också med bindestreck, brf-granen@sitedox.se. Adressen är inget lösenord. Skyddet är kön: en okänd avsändare väntar tills du godkänner. Adresser du litar på släpps in direkt.

Vem som bestämmer

För ditt konto — mejladressen du loggar in med, telefon och fakturauppgifter — är MS Venture AB personuppgiftsansvarig.

För handlingar och uppgifter om dina byggen är du personuppgiftsansvarig. MS Venture AB är personuppgiftsbiträde och gör bara det tjänsten behöver. När du är inloggad ligger det avtalet under Konto. Det är också ett utkast.

Vilka uppgifter som sparas

Kontots mejladress. Projektets namn, adress, nummer, beställare och projektets mejladress. Fakturauppgifter du fyller i: organisationsnummer, företagsnamn, faktura-e-post, referens, adress, postnummer och ort. Telefonnummer på kontot.

Mejladresser på den som skickar in en fil, och på betrodda avsändare. Telefonnummer på den som skickar WhatsApp, och på den som anmäler sig till en avisering. Namn som besökaren själv skriver på QR-sidan. Filernas innehåll och filnamn.

Beställarens och slutkundens namn, kontaktperson och mejladress, när du fyller i dem på projektet. Du väljer om ÄTA för godkännande ska gå till beställaren eller slutkunden. Mejlet innehåller beskrivning, belopp exklusive moms och länkar till bilagor och går via Resend från noreply@sitedox.se. Mottagaren loggar inte in. Länken lagras bara som hash, gäller fjorton dagar, det finns en giltig länk per ÄTA i taget, och du kan återkalla den. WhatsApp används inte till mottagaren. Du ser vem som skickade in ÄTA:n och vem som svarade med pris, med namn och telefonnummer när det finns, i kön, på den öppna raden och i historiken. QR-sidan och mottagarens länk visar inte de uppgifterna.

SiteDoX sparar inte IP-adresser i sina egna tabeller.

Varför

För att ta emot handlingarna, visa dem på QR-sidan, låta dig godkänna okända avsändare och skriva ett fakturautkast för de dagar projektet är igång.

Hur länge

En godkänd handling sparas tills projektet raderas. Tar du bort den i listan döljs den för den som skannar koden, men filen finns kvar hos oss tills projektet raderas. Vill du att en fil raderas direkt, mejla mikael@msprojekt.se.

Avvisade filer: en fil från en okänd avsändare som du avvisar döljs direkt och raderas automatiskt drygt 30 dagar senare, om den aldrig blev godkänd. Samma sak gäller en fil som skickats via WhatsApp men aldrig kopplats till ett projekt.

Avslutade projekt: när du avslutar ett projekt stängs QR-sidan och inga nya filer kan skickas in. Projektet sparas i minst tolv månader efter att det avslutats. Ungefär elva månader efter avslut får projektets ägare ett varningsmejl. Projektet raderas tidigast 30 dagar efter varningen. Då raderas projektet, delprojekt, handlingar, filer och WhatsApp-inlämningar permanent. Kopior i databasens säkerhetskopior försvinner inom 7 dagar. Detta gäller alla planer.

Projektadresser: när ett projekt raderas spärras projektets mejladress i sex månader, så att mejl inte hamnar i ett nytt projekt. Under spärren sparar vi bara adressen och datumet då den blir ledig. Mejl till en spärrad eller okänd adress får ett automatiskt svar. Själva mejlet och bilagorna sparas inte hos oss. Avsändare, filnamn och tidpunkt sparas i 90 dagar för att undvika upprepade svar. Vår e-posttjänst Resend sparar inkomna mejl i 30 dagar.

Fakturor: fakturaunderlag sparas i sju år enligt bokföringslagen, även om projektet eller kontot raderas.

Länken i mejlet för att godkänna eller avvisa gäller sju dagar. När tiden gått ut tar den dagliga rensningen bort länken. Filen ligger kvar tills du har tagit ställning. Länken för att ångra en ersatt version gäller också sju dagar. När den gått ut tas länken bort. Handlingarna ligger kvar.

Länken till ÄTA-mottagaren (beställare eller slutkund) gäller fjorton dagar. När tiden gått ut tar den dagliga rensningen bort länken. Har mottagaren inte svarat inom två dygn skickas ett mejl till projektägaren, en gång.

Om någon skriver en projektadress i WhatsApp kommer numret och projektet ihåg i 30 minuter. Sedan tas den raden bort. Flera bilder på kort tid ger en enda fråga: numret sparas då i två minuter och tas bort när tiden gått ut. Avsändarens nummer i en bildomgång sparas i sju dagar och tas sedan bort. En öppen omgång som aldrig blev ett kvitto tas bort efter ett dygn.

Mejl som lagts in behåller en rad så att samma bilaga inte läggs in två gånger. Avvisade rader med avsändare, filnamn och tidpunkt raderas efter 90 dagar. Betrodda avsändare ligger kvar tills du tar bort dem. Ett nummer till avisering sparas när personen själv skickar START från sitt WhatsApp till koden på QR-sidan, kryssar i avisering på QR-sidan, eller när du lägger in numret under WhatsApp-anmälda. STOP gäller tills samma nummer skickar START igen. Tar du bort numret kan personen anmäla sig på nytt med START. På QR-sidan kan den som angett sitt nummer sluta få uppdateringar för just det projektet. Anmälan för det projektet tas då bort, och personen kan anmäla sig igen med START. Andra projekt påverkas inte. Den som lämnar namn och nummer där kan få ett välkomstmeddelande i WhatsApp med det namnet och projektets namn. Lägger du in ett nummer under WhatsApp-anmälda skickas samma välkomst, med personens namn om det finns och annars utan personnamn. Ett nummer som har svarat STOP får inget välkomstmeddelande. Skickar ett nummer in en fil eller en ÄTA utan att vi redan har ett namn frågar vi en gång vad personen heter. ÄTA:n tas emot även om frågan inte besvaras. Det korta svaret sparas på numret och kan visas för projektet i stället för telefonnumret. Svarar personen inte visas texten en projektdeltagare, och frågan ställs inte igen. En kopplad projektägare som svarar STOP i WhatsApp stänger av WhatsApp-notiser till ägaren (bekräftelser, granskning och sammanställning) tills samma nummer skickar START igen. När flera handlingar kommer tätt samlas aviseringarna till anmälda nummer. Från klockan 16:00 till klockan 07:00 nästa morgon, svensk tid, skickas de inte, utan samlas till ett meddelande per projekt och nummer klockan 07:00. Fredag klockan 16:00 till måndag klockan 07:00 samlas de till måndag klockan 07:00. Det som kommer mellan klockan 06:00 och 07:00 följer med samma utskick. Kön kan därför ligga kvar över natten och över helgen. Kön sparar nummer, projekt, filnamn och vem som ändrade tills meddelandet skickats, hoppats över eller personen avanmält sig. Då raderas kön. Den dagliga rensningen tar också bort en stängd kö som blivit kvar längre än ett dygn.

Priset

Priset som visas är: Priset sätts efter betan. En gång i månaden skapas ett fakturautkast. Inget dras från kort.

Vilka som hjälper till

Vi anlitar följande underbiträden: Vercel (drift, Stockholm), Supabase (databas och fillagring, Stockholm), Resend (e-post, Irland), Twilio och dess underbiträde Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp-inlämningar) samt Fortnox (fakturering, bara om operatören väljer det). För underbiträden utanför EU/EES gäller EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU-US Data Privacy Framework.

Ritningarna skickas inte till Fortnox.